Nous avons procédé par étapes afin de lancer les différentes fonctionnalités. A ses débuts, l’application comportait simplement le planning, les absences, les notes et messaging, la fonctionnalité qui permet d’envoyer des messages push ciblés à nos étudiants. Un an après, la Base de Connaissances, est venue compléter notre application mobile dans les parties privée et publique.

D’un point de vue plus technique, l’application permet de répartir le flux de visiteurs sur nos différentes plateformes et de garantir l’accès à nos services. L’application mobile correspond aux usages des étudiants et nous permet de nous connecter directement à nos serveurs. Il y a donc des bénéfices directs à la fois pour les étudiants et l’administration.

Comment vous êtes-vous organisés pour la gestion quotidienne de votre application ?

Afin de garantir la réussite de notre projet, nous avons mis en place, pendant une année, une organisation dédiée au lancement de notre app. Nous organisions chaque mois un comité de pilotage du projet avec les directions des programmes et sous le leadership de la Direction Expérience Etudiante et de la Communication Corporate. C’est dans ce cadre que nous nous transmettions les informations importantes et faisions en sorte d’être tous au même niveau d’information. Désormais, nous n’avons plus besoin de ces réunions de pilotage, puisque le projet est en run. 

Par ailleurs, avant le lancement de l’app, nous avions également rassemblé une dizaine d’étudiants en shadow copil. Ils avaient pour mission de donner leur avis sur les fonctionnalités choisies pour leur app au cours de son développement et de faire remonter les attentes des étudiants. Leurs retours ont été très précieux et nous ont permis de faire des arbitrages importants. Nous avions effectivement à cœur de placer les utilisateurs finaux, c’est-à-dire les étudiants, au centre de notre projet d’application mobile.

Pour mettre cela en pratique, nous envoyons chaque année aux étudiants une enquête de satisfaction globale consacrée aux services déployés par la Direction Expérience Etudiante. Un des objectifs de cette enquête à grande échelle est de recueillir leur avis, entre autres, sur leur application mobile et de l’améliorer en fonction de leurs retours.

Qu’a apporté l’application à vos étudiants ?

MyEDHEC a changé la vie de nos étudiants. Ils ont vu la différence lorsque nous l’avons déployée car nous n’avions aucun outil similaire auparavant. Désormais, ils l’ouvrent en moyenne 5 fois par jour, ce qui montre à quel point l’app leur est utile !

Grâce à la fonctionnalité planning par exemple, nous partageons aux étudiants leur emploi du temps sur le semestre ce qui leur permet de mieux s’organiser dans la durée. Au quotidien, le planning les aide à savoir où se situent leurs cours lorsqu’ils arrivent sur le campus. C’est un véritable gain de temps pour eux.

Qu’a apporté l’application à votre administration ?

Du côté de l’administration, l’app nous a permis d’envoyer moins de mails et de centraliser un maximum d’informations, ce qui était exactement notre objectif de départ. Aujourd’hui, nous savons que lorsque nous ajoutons une information à l’application, sur la Base de Connaissances ou en webview par exemple, l’étudiant l’a directement sur son smartphone. Nous avons donc augmenté l’accessibilité de l’information !

Comment avez-vous communiqué sur la lancement de votre app ?

Quand nous avons lancé l’app, nous avons distribué des flyers avec un QR code pour permettre aux nouveaux étudiants de télécharger facilement l’application. Nous l’avons relayé sur nos campus également. Ce moyen de communication nous a permis d’avoir un bon taux de connexion à l’app rapidement après sa mise en place.

Pour les nouveaux arrivants, nous profitons du mail de rentrée pour envoyer, avec les identifiants de l’étudiant, une communication sur l’application pour qu’ils puissent la télécharger et s’y connecter. Nous avons également fait des vidéos sur les réseaux sociaux pour promouvoir l’application. Nous essayons de cibler les canaux qu’utilisent les étudiants. Cette année, ces communications nous ont permis d’avoir 1557 nouveaux utilisateurs sur l’application.

Comment vous organisez-vous pour communiquer via l’app ?

L’un des objectifs du lancement de notre application mobile était de réduire le nombre de mails envoyés à nos étudiants. Chaque jour, ils en recevaient de nombreux de la part de nos différentes directions. Maintenant, pour ne pas surcharger nos étudiants de notifications, nous avons choisi de limiter à quelques collaborateurs seulement l’accès au back-end pour envoyer des messages push aux étudiants. Ces messages permettent de décharger les boîtes mail, en sélectionnant les communications importantes. Grâce au back-end, nous avons accès aux statistiques d’ouverture de ces messages. Nous pouvons ainsi suivre précisément l’engagement des étudiants sur les communications envoyées.

Que pensez-vous de l’accompagnement d’Ready Education ?

Nous sommes très satisfaits de l’accompagnement d’Ready Education. Le projet est cadré, nous savons exactement ce que nous devons faire et qui doit le faire. Les équipes sont réactives et toujours de bon conseil. 

Un conseil pour des établissements qui souhaiteraient également lancer leur application mobile ou faire de leur app une réussite ?

Mobilisez tout le monde le plus tôt possible dans le process projet. Il faut bien identifier les personnes que vous allez intégrer au projet. N’hésitez pas à impliquer toutes vos équipes pour en faire un projet transversal et collectif. Directeurs des programmes, étudiants, responsables de la vie étudiante… Faites en sorte de les embarquer au plus tôt afin qu’ils se sentent écoutés, impliqués et investis.

Si vous deviez résumer en quelques mots ce que votre application mobile et notre accompagnement ont apporté à votre établissement ?

Je résumerais le travail fait sur l’application MyEDHEC avec les quatre verbes suivants : 

• Unifier : l’application a permis de donner une voie d’accès unique aux différents services de l’établissement.
• Notifier : elle nous permet d’informer au quotidien nos utilisateurs de manière ciblée. 
• Optimiser : elle fluidifie les circuits d’information sans multiplier les intermédiaires.
• Personnaliser : elle crée une expérience de campus mobile unique à chacun.

Vous envisagez, comme l’EDHEC, de lancer l’application mobile de votre établissement ? Contactez nos équipes.

Je contacte les équipes Ready Education

Vous pouvez également découvrir le témoignage d’autres établissements qui ont lancé leur application mobile avec Ready Education : CentraleSupélec, ou encore l’Université d’Angers..