Ça y est, vous êtes sur le point de signer pour un projet d’application mobile d’établissement avec Ready Education. Très bonne nouvelle ! 

Vous souhaitez désormais voir plus loin et commencer à organiser la suite des événements, à savoir le lancement de l’app. Tout commencera alors par une réunion qui tient une place prépondérante dans le processus projet Ready Education de lancement d’app : la réunion de lancement projet (aussi appelée réunion de “kick-off”). 

A quel moment du projet intervient-elle et à quoi sert-elle ? Qui doit y participer ? Qu’attendre de cette réunion ? Les réponses à toutes ces questions sont à retrouver dans cet article. 

 ⌛️Quand la réunion de lancement projet a-t-elle lieu ?  

Notre processus de lancement d’application mobile a été standardisé afin de garantir des lancements d’app réussis et rapides, de fluidifier les échanges entre nos équipes et d’offrir le même niveau de service à tous nos établissements clients.

Afin de resituer la réunion de lancement projet au sein du processus global, vous trouverez ci-dessous les 5 étapes clés qui le structurent : 

ETAPES PREPARATOIRES

1- Signature : les échanges concernant la signature du projet se passent avec nos équipes commerciales. Elles vous accompagnent dans la définition des objectifs de votre projet mobile, des interlocuteurs et dans la vérification de la faisabilité technique du projet. Une fois que tout est validé, alors le projet est signé et peut débuter.

2- Réunion de lancement projet : celle dont il est question dans cet article ! Vous commencez désormais à travailler avec nos équipes Expérience Client. Pour faire court, c’est le moment de rencontre entre les parties prenantes et la définition du planning. Elle peut se tenir en présentiel ou en visio. 

PHASES OPERATIONNELLES (pour en savoir plus sur ces deux phases, consultez notre article dédié !)

3- Période alpha : on rentre désormais dans le vif du sujet. Il faut définir vos fonctionnalités, se connecter aux différents services et personnaliser l’application. 

4- Période bêta : votre app est alors presque prête. Plus qu’à la faire tester par les bêta-testeurs et corriger les éventuels bugs mineurs. 

LANCEMENT

Jour J : c’est le moment de la mise en ligne sur les stores et de communication sur le lancement de l’app. Ca y est, votre app mobile est lancée !

🔍 A quoi sert la réunion de kick-off ?

Revenons à la réunion de lancement. Elle tient une place centrale dans le projet pour plusieurs raisons :

• Elle marque la transition entre la phase d’achat de l’application et la phase opérationnelle de co-construction de l’app avec nos équipes d’expérience client. Elle indique que le concret peut commencer. 
• Elle permet aux équipes projet (établissement et Ready Education) de se rencontrer. Vous vous verrez en effet attribués une équipe constituée d’un chef de projet, un référent développement ainsi qu’un référent technique qui collabora avec l’équipe de votre établissement. Nous estimons que ce moment de rencontre est un préalable indispensable au bon déroulement de la phase opérationnelle du projet. En effet, nos équipes vont travailler ensemble sur le long terme (au-delà du simple lancement) ; il est donc important de se connaître un minimum avant. Nous plaçons l’accompagnement personnalisé au cœur de nos projets mobiles et mettons donc un point d’honneur à bâtir de bonnes relations avec les équipes de nos établissements partenaires. 
• Elle sert à expliquer en détail le déroulé du projet et de revenir sur les étapes à venir (phases alpha et bêta, mise en production, puis enrichissement de l’app et maintenance). A l’issue de la réunion de lancement, le processus projet Ready Education n’a plus de secrets pour vous ! 
• Elle sert à définir le planning de lancement : c’est ici que sont pris des engagements des deux côtés afin de garantir la remise finale de l’app à une date précise. Il est important de noter que le planning établi est toujours soumis aux divers aléas techniques et projet rencontrés.

Elle dure généralement entre 1h30 et 2h. Même si nous jugeons préférable que nos équipes Expérience Client se déplacent dans votre établissement pour cette réunion, nous pouvons également tenir cette réunion à distance si vous le souhaitez (de nombreux lancements ont été faits à distance durant la pandémie). 

👫 Quelles sont les personnes qui doivent participer à cette réunion ?

Un projet d’application mobile, comme tout autre projet bien mené, revient à savoir solliciter les bonnes personnes au bon moment. 

Afin que la réunion de lancement projet soit efficace, nous recommandons la présence de trois personnes au minimum :

• Le Chef de Projet : c’est le point de contact “quotidien” avec les équipes de Ready Education.
• Le Référent Technique
• Le Référent Communication : les lancements d’applications mobiles les plus réussis en termes de nombre de téléchargements lors du lancement étaient ceux pour lesquels la Direction Communication était impliquée le plus en amont.

Si vous souhaitez en savoir plus les rôles précis et compétences requises de chacun, rendez-vous sur cet article !

Il n’est pas forcément nécessaire d’avoir le Sponsor de Projet lors du lancement, puisqu’il a un rôle moins opérationnel et plus stratégique.

Et voilà, la réunion de kick-off n’a plus de secrets pour vous ! Vous savez comment elle va se dérouler et qui y convier. Prêt à relever le défi ? 

Vous envisagez de lancer votre application mobile d’établissement ? Demandez une démo dès aujourd'hui !