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[REPLAY WEBINAIRE] La Rochelle Université témoigne !

By: Ready Education 17 oct. 2022 12:15:47
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Le 17 octobre dernier se tenait notre webinaire “Soutenez vos étudiants en développant une solution EdTech innovante : La Rochelle Université témoigne”. L’occasion pour Jean-Christophe Burie, Vice-Président Numérique & Système d’Information à La Rochelle Université, de revenir sur le lancement de l’application mobile de l’établissement.

Au programme de ce webinaire : 

  • Pourquoi lancer son application mobile d’établissement ? 
  • Quelles équipes mobiliser ? 
  • Quels sont les prérequis techniques
  • Quelles fonctionnalités choisir ? 
  • Comment communiquer lors du lancement de son app ? 

Ce sont autant de questions auxquelles nous avons répondu avec l’aide de Léa Aloi-Kazandjian, Head of Sales chez Ready Education France.

Retrouvez, dans cet article, les éléments clefs qu’il faut retenir de cet échange et accédez au replay du webinaire juste ici : 

Voir le replay du webinaire

🚧 04:05  >> Le processus projet chez Ready Education France

Notre processus de lancement d’application mobile a été standardisé afin de garantir des lancements d’app réussis et rapides, de fluidifier les échanges entre nos équipes et d’offrir le même niveau de service à tous nos établissements clients.

Il se compose de 5 étapes clefs : 

Les étapes préparatoires

1- Signature : les échanges concernant la signature du projet se passent avec nos équipes commerciales. Elles vous accompagnent dans la définition des objectifs de votre projet mobile, des interlocuteurs et dans la vérification de la faisabilité technique du projet. Une fois que tout est validé, alors le projet est signé et peut débuter.

2- Réunion de lancement projet : vous commencez à travailler avec nos équipes Expérience Client. C’est le moment de rencontre entre les parties prenantes et la définition du planning. Elle peut se tenir en présentiel ou en visio. 

Les phases opérationnelles :

3- Période alpha : c’est la phase où il faut définir les fonctionnalités, se connecter aux différents services et personnaliser l’application. 

4- Période bêta : votre app est presque prête. Il ne reste plus qu’à la faire tester par les bêta-testeurs et corriger les éventuels bugs mineurs. 

Le lancement de l’application

Le jour-J : c’est le moment de la mise en ligne sur les stores et de communication sur le lancement de l’app. Ça y est, votre app mobile est lancée !

Bon à savoir : 

  • Nous n’engageons aucun projet d’application mobile si nous ne sommes pas certain de sa faisabilité technique. 
  • Il est possible de passer par l’UGAP afin de faciliter vos démarches d’achat d’application mobile. 

Pour plus d’informations au sujet de la réunion de lancement projet, consultez notre article dédié

📱 07: 18 >> Pourquoi La Rochelle Université a-t-elle choisi de lancer une application mobile ? 

La Rochelle Université a lancé son application mobile d’établissement pour plusieurs raisons

  • Simplifier et fluidifier la communication avec ses étudiants
  • Faire en sorte qu’ils retrouvent dans l’appli toutes les informations qui leur sont utiles
  • Offrir un moyen de communication rapide aux étudiants
  • Garder le contact et aller plus facilement “jusqu’à l’étudiant”

Bon à savoir : 

Même si nos applications permettent de résoudre des problèmes de court terme, elles sont aussi pensées et structurées pour répondre à des besoins stratégiques de long terme au sein des établissement afin de : 

  • Augmenter l’accessibilité de l’information
  • Renforcer le rayonnement numérique de l’université
  • Mieux communiquer avec les étudiants (qui ne lisent plus leurs mails)
  • Promouvoir la vie de campus et les activités disponibles
  • Créer un lien solide avec les étudiants actuels et prospectifs
  • Répondre aux besoins des différentes équipes métier (DSI, DCOM, DNUM)

🧑‍🤝‍🧑 12:39 >> Quelle équipe mobiliser ? 

Un projet d’application mobile, comme tout autre projet bien mené, revient à savoir solliciter les bonnes personnes au bon moment

Dans cette optique, La Rochelle Université a mobilisé une équipe trans-directions composée :

  • D’un référent politique : le Vice-Président du Numérique
  • D’un chef de projet : le Chef de Projet Smart Code
  • D’un référent technique : le Directeur des Systèmes d’Information
  • D’un référent communication : le Directeur de la Communication

Bon à savoir : 

Il est important de solliciter une équipe  trans-directionnelle le plus en amont possible afin que la réunion de lancement projet soit efficace et que le développement de l’application se déroule sans accroc. 

⚙️ 14:42 >> Les prérequis techniques

Nos applications mobiles se connectent à l’ERP, l’outil de planning, les autres outils SI, et Moodle, mais aussi aux flux d’actualités et d’événements du site internet, aux publications sur les réseaux sociaux et autres flux internes d’alerte et d’information de nos établissements clients.

Peu importe les outils et le nombre d’outils, AppScho centralise sur un canal unique tous les services de l’établissement.

Concernant La Rochelle Université, les équipes se sont assurées que les informations qu’elles souhaitaient mettre en ligne pouvaient être extraites de leurs systèmes d’information. Par exemple pour les emplois du temps, elles se sont assuré qu’il était possible de développer le webservices pour envoyer les infos vers l’application.

🎨 19:26 >> La personnalisation de l’application  

Toutes nos applications sont en marque blanche : elles sont au nom et aux couleurs de votre établissement. 

  • Pour une personnalisation réussie et cohérente, il vous suffit de nous transmettre votre charte graphique ainsi que les logos de votre établissement. Nous utiliserons ces éléments visuels pour vous faire différentes propositions. 
  • Le nom de votre application mobile est également un enjeu important. Restez simple pour éviter les confusions et choisissez un nom court pour demeurer lisible depuis les écrans d’accueil des smartphones. 

La Rochelle Université a fait le choix de “LaRochelleUniv”, un choix qui s’est imposé de façon naturelle.

Bon à savoir : 

Vous pouvez solliciter vos étudiants à cette étape via un sondage en leur demandant de voter pour le nom de l’app qu’ils préfèrent. C’est une bonne manière de faire la promotion de votre application avant sa sortie et de les engager au préalable sur le sujet. 

📝 20:07 >> Les fonctionnalités choisies par La Rochelle Université

La Rochelle Université a fait le choix de proposer une première version de son application très complète à l’ensemble de ses étudiants. Elle comporte deux parties : 

  • Partie publique : comprenant la base de connaissances, le plan de l’établissement,  les actualités et les réseaux sociaux avec les informations concernant l’Université ainsi que la possibilité d’envoyer des messages push. 
  • Partie authentifiée : comprenant l’emploi du temps, le menu CROUS, l’accès à Jobteaser ainsi qu’aux contacts de l’Université. 

Bon à savoir : 

Nous proposons près de 30 fonctionnalités parmi lesquelles les établissements peuvent choisir en fonction de leurs besoins et ce pour tout achat d’une licence AppScho | Ready Education. Vous pouvez les découvrir sur notre site internet. 

📅 24:46 >> Le planning de lancement de La Rochelle Université

L’app LaRochelleUniv a été lancée en 4 mois seulement. Un excellent timing atteint grâce à l’implication et la rigueur de l’équipe projet de l’université. 

Découvrez le planning détaillé ci-dessous :

 

Bon à savoir : 

  • La durée des différentes phases du projet va dépendre de la mobilisation de vos équipes projet. Une application mobile est lancée en moyenne en 5 mois. 
  • Attention à prendre en compte dans ce timing la fermeture estivale de votre établissement qui peut retarder la transmission d’informations à nos équipes !

📣 26:56 >> Comment s’est passé le lancement de l’application “LaRochelleUniv” ?

Les équipes ont déployé un arsenal de communication très complet concernant le lancement de leur application mobile : 

  • Événement de rentrée : une “Green Party”, organisée en un stand ludique afin d’encourager les étudiants à télécharger et découvrir l’application. Le service des sports et les associations étudiantes étaient présentes. 3000 étudiants seraient passés devant le stand durant cette journée.
  • La presse était présente lors de cet événement, et l’application a été citée dans un article du journal SudOuest
  • Communication digitale : sur l’ENT, sur les réseaux sociaux et sur le site internet concernant la partie étudiante de l’établissement. 
  • Communication sur le campus : avec une campagne d’affichage. 

La Rochelle Université a mis en place une réelle communication multicanale et 360° afin de maximiser le téléchargement de l’app et ce le plus tôt possible. 

Bon à savoir : 

  • Nous vous accompagnons et pouvons vous conseiller sur la préparation de vos campagnes de communication. 
  • Nous pouvons également vous mettre en relation avec d’autres établissements qui pourraient vous aider sur la partie technique comme sur la partie communication. 

✔️ 30:35 >> Les conseils de La Rochelle Université pour les établissements qui souhaitent lancer leur app mobile

  • Il est primordial d’associer les bonnes personnes au projet en les identifiant correctement, et cela le plus tôt possible ! De la sorte, les équipes sont rapidement opérationnelles et aptes à participer au projet en appliquant la stratégie décidée en amont. 
  • Il est important de bien définir le périmètre fonctionnel de la première version de son application mobile, sans être trop ambitieux dès le départ. Il est pertinent de se concentrer sur les fonctionnalités qui apportent une plus value directe pour les étudiants puis de la faire évoluer dans un second temps.

Découvrez toutes les questions de nos invité.e.s à 34:48 !