Inmiddels alweer ruim een jaar geleden spraken we, destijds nog als StuComm, met Saskia van der Leij, Hoofd Onderwijsorganisatie & Administratie, over de Mijn GLU app. Nu spraken we haar weer, dit maal als Ready Education, om eens te kijken waar de app nu staat. “We zijn er heel erg content mee. Mede op advies van Ready Education zijn we klein begonnen, met slechts 5 functionaliteiten, om alles behapbaar te maken. Het is echt nog basis: voor mijn gevoel begint het nu pas!”

De studenten hebben (eindelijk) alle basisinformatie eenvoudig op één plek beschikbaar, via hun smartphone. “Onze studenten vinden het de normaalste zaak van de wereld”, begint Saskia. “Zij zien hun rooster, hun resultaten, kunnen zich ziekmelden, ontvangen notificaties als het nodig is en hebben sinds kort ook hun digitale studentenpas in de app zitten. Ik vind niet dat we onze studenten al iets extra’s bieden, dat moet nog gaan komen.” Wel kan Saskia beamen dat de digitale studentenpas impact heeft gehad op de werkprocessen binnen de GLU.

Last van de schouders

Voor de studenten betekent het simpelweg dat zij hun studentenpas altijd bij zich hebben. Dat is bijkomend gemak, maar de grootste impact heeft het op de organisatie. “Weet je wat het voor ons betekent?! We hoeven niet meer voor alle klassen een fotograaf in te plannen, we hoeven niks meer te regelen rondom de foto’s, we hoeven geen verwerkersovereenkomst meer te sluiten met het bedrijf dat de pasjes zou drukken, we hoeven niet meer te wachten tot ze er eindelijk zijn en we hoeven ze niet meer te sorteren.”

Er hoeft dus veel niet meer, maar wat gebeurt er dan wel? Saskia: “Studenten krijgen nu gewoon een mailtje. Bij de aanmelding, als deze overgaat tot inschrijven, vragen we studenten hun pasfoto te uploaden en kan deze gebruikt worden voor de studentenpas in de app. De pasfoto komt via een koppeling ook in ons Student Informatiesysteem. De fysieke pas werd gebruikt om bijvoorbeeld te kunnen kopiëren, dat kan de app niet. Het kan wel met je OV pas en aangezien iedere student die tegenwoordig heeft, is dat net zo makkelijk. Als studenten het écht willen, kunnen ze nog een fysieke pas aanvragen, maar vooralsnog heb ik daar niks over gehoord.”

Een blik op de toekomst

Betrokken als Saskia is komt ze gevraagd en ongevraagd, maar altijd gewenst, met tal van verbeterpunten en feedback. “Onze studenten geven aan dat de app nog een beetje saai. Er mag wat meer spektakel in. Neem bijvoorbeeld het ziekmelden. De reden dat we dit in de app hebben, is om minder belletjes van studenten en ouder(s)/verzorger(s) te krijgen. Het is nu alleen zo makkelijk, dat studenten zich afvragen of het wel gelukt is en ons alsnog gaan bellen. Dan denk ik: dat kan beter. Geef ze een melding met slingers en ‘beterschap’, en toon de laatste Netflix suggesties. Ik weet niet of het mogelijk is, maar zoiets lijkt mij nou geweldig voor onze doelgroep”, aldus Saskia.

Ook concrete vervolgstappen heeft Saskia al in haar hoofd zitten. “Tot op heden ben ik bij alles van de app heel erg betrokken geweest, maar ik ga nu de content loslaten en overdragen aan de afdeling communicatie. Ik zal me blijven richten op de doorontwikkeling. Wat willen onze studenten en hoe kunnen we dat faciliteren met de app? Daar gaan we druk mee bezig”, besluit Saskia.