Regelmatig onderstrepen we het belang van sterke communicatie. Onderzoek bevestigt dit en toont aan dat miscommunicatie tussen onderwijsinstelling en student zorgt voor slechtere resultaten. Belangrijk dus, dat de student goed weet waar hij of zij aan toe is en zo met succes zijn of haar studie doorloopt.

De onderwijsinstelling draagt verantwoordelijkheid, door ervoor te zorgen dat studenten op een efficiënte manier de voor hen nuttige informatie ontvangen. Veel onderwijsinstellingen sturen (belangrijke) informatie via de mail. Maar hoe efficiënt is dat eigenlijk?

Wij zochten het voor je uit! Daarvoor interviewden we verschillende studenten, van verschillende opleidingen en verschillende jaarlagen. 

Waarom lezen studenten geen mail?

We vroegen de studenten: ‘lezen jullie de mails van de onderwijsinstelling?’. Als antwoord kregen we van iedere respondent volmondig ‘nee’. Waarom niet? Het is te veel, geven de studenten aan. Ze hebben er geen tijd voor en laten het liggen. Ook wordt er geen onderscheid gemaakt tussen mails die voor de studenten wel erg belangrijk zijn en mails die niet perse voor iedere student relevant zijn. 

“Blijkbaar was vorige week de master open dag. Ik heb totaal geen idee welke master ik wil gaan doen, maar ik kwam er een dag van te voren pas achter dat het bestond. Toen was ik veel te laat en kon ik me niet meer inschrijven. Zo een keer ergens tussendoor wordt er wel een mail gestuurd. Terwijl de rest van de 100 mails niks voorstelt. Ik ga ook niet iedere dag mijn mail doorspitten want daar heb ik helemaal geen zin in. Het is heel laks, maar goed, zo werken studenten wel.”

Wat lezen studenten dan wel?

Goed. De mail is vaak te veel en soms irrelevant. Via welke kanalen kan een onderwijsinstelling haar studenten dan wel bereiken? Onderzoek leert ons dat 97% van de studenten in Nederland iedere dag online is op zijn of haar smartphone. We zien een forse groei in het aantal studenten die hun smartphone gebruiken om te communiceren met de onderwijsinstelling: van 63% in 2019 naar 89% in 2020. Ook spenderen studenten zo’n 5 uur per dag op hun smartphone. We kunnen dus vaststellen dat studenten voorkeur geven aan hun smartphone. Deze resultaten worden bevestigd door ons studentenpanel:

“Een mail is altijd een eindeloos proces. Een app lijkt mij ideaal. Dat voelt dan toch een stuk directer dan een mailtje. Het zou ook fijn zijn als je je op een app kan inschrijven voor tentamens en dat je daarop push notificaties ontvangt voor de belangrijke zaken. En dat alles op één app kan. Dat zou natuurlijk fantastisch zijn.”

Hoe kan een onderwijsinstelling studenten het best bereiken?

Uit ons onderzoek kunnen we een paar tips halen. Ten eerste zijn onze respondenten het er unaniem over eens: er moet een filtering komen. Een onderscheid tussen belangrijke berichten en minder belangrijke berichten. Nu is het te veel. 

Ten tweede willen studenten niet alles via de mail om een overload aan emails te voorkomen. Ze vinden push notificaties via een app ideaal, in combinatie met gesegmenteerde berichten via de mail. 

Tot slot benadrukken we ‘gesegmenteerde’ berichten. Het is key om studenten in groepen in te delen en per groep alleen de informatie te sturen die voor die groep van belang is. Zo brengen we het aantal mails terug naar een minimum en vergroten we de kans dat alle studenten netjes hun mail bijhouden. 

“Ik denk dat dat wel het grootste punt is inderdaad. Dat je door de bomen het bos niet meer ziet door alle mails. Het onderscheid kan beter. De belangrijke dingen krijg je via mail binnen. Maar daar kijk ik dus nooit op. Het enige ding waar ik wel op kijk is de app van de onderwijsinstelling en daar krijg je dan weer niet belangrijke dingen. Ik zou het veel handiger vinden als de mail op de app zou staan.”