À l’heure de l’ultra-connexion et l’ultra-sollicitation des étudiants, promouvoir un évènement en ligne ou sur le campus n’est pas toujours chose facile… C’est pourquoi mettre en place une stratégie de communication évènementielle est clé afin de s’assurer d’un taux de participation optimal. 

Dans cet article, on vous dit comment mettre toutes les chances de votre côté pour faire de votre évènement un réel succès ! 

Le diable est dans les détails 😈

Exit les noms d’évènements alléchants mais sans aucun contexte : pour en faire une promotion efficace, soyez précis.. De la sorte, vos étudiants pourront se projeter dans ce qui les attend et juger de la pertinence de leur présence. Vous évitez par la même occasion les déceptions en présentant un programme clair et détaillé.

 Vous pouvez notamment présenter les éléments suivants : 

• Titre, date et heure 
• Description précise 
• Lieu avec des indications sur comment s’y rendre 
• S’il y a des invités, leurs noms, prénoms et fonctions avec un lien vers leur entreprise ou leur profil LinkedIn

Pour inciter encore davantage vos étudiants à y participer, vous pouvez en bonus teaser l’évènement avec des photos, des vidéos ou des citations des invités. Vous pouvez également ajouter un compte à rebours pour les pousser à prendre leur place le plus rapidement possible. 

Multipliez les canaux de communication 📣

On ne vous apprend rien, mettre tous ses œufs dans le même panier n’est pas forcément la meilleure façon d’arriver à ses fins. Il en va de même pour la promotion de votre évènement : pensez multicanal ! 

• Par email, insérez un call-to-action attractif vers la page de votre évènement. 
• Via les réseaux sociaux, utilisez ou créez un hashtag spécialement pour l’occasion. 
• Annoncez également l’évènement sur le site internet et le blog de votre établissement. Vous pourrez ensuite le partager sur les réseaux sociaux ! 
• Pensez à communiquer sur votre campus quand c’est possible. Affichage dans vos locaux, distribution de goodies, stands tenus par les assos, soyez inventifs !

Dans toutes vos communications, pensez à mettre en avant vos invités s’il y en a. Vos étudiants seront ainsi plus susceptibles de s’inscrire à l’évènement s’ils savent quelles personnes ils pourront rencontrer. 

Aussi, pensez à communiquer avant, mais aussi après l’évènement. Vous pouvez partager tous les enseignements que les étudiants ont tiré de ce moment, et faire des retours en images en partageant des photos et des vidéos. 

Ciblez votre audience 🎯

On ne vous le dira jamais assez : affinez votre audience et ne sélectionnez pas un public trop large. Pensez aux personnes qui pourraient être intéressées par le contenu de votre évènement : visiteurs, parents d’élèves, étudiants primo-arrivants, en master, en alternance, associations étudiantes… De la sorte, vous maximisez la participation à votre évènement tout en attirant le public adéquat. 

De plus, un évènement demeure une opportunité unique de se construire un réseau de qualité. Pensez à la capacité d’influence de chacun des invités ! 

Créez la surprise 🎉

Pour faire de votre évènement un moment inoubliable, faites-en une expérience unique en surprenant votre audience et sortez des sentiers battus ! Par exemple : 

• Concernant les activités à réaliser : vous pouvez faire venir un invité surprise, distribuer des goodies ou organiser votre évènement dans un endroit original, hors du campus. 
• Au sujet du format : utilisez les dernières technologies pour capter l’attention de vos étudiants ou faites-les participer à l’évènement en leur demandant leur avis sous forme de sondage ou via un Kahoot. 

Sollicitez leur avis 💬

C’est super d’organiser un évènement, c’est encore mieux de savoir s’il a marché ou non et pourquoi. C’est la raison pour laquelle il est important de prendre la température auprès de vos étudiants une fois qu’il est terminé. Les interroger est également un excellent moyen de les engager et de les responsabiliser. Vous leur montrez que leur avis compte et vous vous assurez d’avoir des billes lors de l’organisation de vos prochains évènements. 

Vous pouvez par exemple organiser des focus groups : 

• Sélectionnez un groupe de 5 à 10 étudiants représentatifs de votre population étudiante.
• Posez-leur des questions ouvertes pour faire émerger leurs attentes et leurs besoins en termes d’évènements et d’animations sur et en dehors du campus;
• Analysez l’ensemble des propos recueillis puis  élaborez un questionnaire à envoyer à l’ensemble de vos étudiants.

Grâce aux questions posées, vous serez en mesure de quantifier à quel point les étudiants souhaitent créer du lien et comment. C’est ensuite à vous de jouer !

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