Een warm welkom voor nieuwe studenten is een van de belangrijkste bouwstenen van studiesucces. Maar hoe pak je dit aan? Hoe zorg je ervoor dat studenten vanaf het begin goed geïnformeerd zijn en zich thuis voelen? Bij Hogeschool Inholland doen ze er alles aan om nieuwe studenten direct vanaf hun aanmelding te boeien en te binden. In een webinar deelden Veerle Desmedt en Sjoerd van Santen waardevolle inzichten als het gaat om student onboarding. Wat zijn de belangrijkste lessen?

Het begin en einde van het student onboarding proces

Hoewel het een open deur lijkt, zijn de meningen verdeeld als het gaat om de kop en de staart van het onboarding proces. Waar de een zegt dat het alleen om de maand september gaat, zeggen anderen weer dat het de eerste twee maanden na de start van de studie betrekt. Sommigen zeggen dat het juist iets eerder begint, in de zomer, maar slechts een enkeling ziet het onboarding proces op de manier waarop Inholland dit ziet: vanaf het moment van inschrijven bij Studielink tot en met de eerste drie maanden na de studiestart.

Interdisciplinaire samenwerking

Zoals iedereen weer komt er veel kijken bij het onboarding proces en zijn er veel mensen en afdelingen betrokken. De individuele opleidingen dragen een grote verantwoordelijkheid, maar in eerste instantie zijn het vooral de centrale studentenadministratie en de afdeling communicatie die het nodige moeten bewerkstelligen. Te allen tijde is een goede samenwerking en afstemming tussen alle partijen van groot belang om studenten goed te kunnen onboarden.

De juiste informatie op het juiste moment

Gedurende het onboarding proces krijgen nieuwe studenten veel informatie op zich af. Van acties die zij nog moeten nemen om hun aanmelding te voltooien tot en leuke informatie over de campus en evenementen om de instelling en medestudenten te leren kennen. Bij Hogeschool Inholland delen ze alles wat gecommuniceerd wordt op in twee categorieën: need-to-know en nice-to-know. Met dat in het achterhoofd wordt er een keuze gemaakt tussen alle middelen die ze tot hun beschikking hebben. Op die manier wordt er de juiste mix gebruikt van e-mail, brieven, een apart onboarding app en zelfs een leuk kaartje door de brievenbus.

Onboarding App waardevol

In het gehele proces maakt Hogeschool Inholland gebruik van een Onboarding App, waar belangrijke informatie te vinden is en waarmee aangemelde studenten reminders ontvangen van te voltooien taken. Ook volgens studenten is dit zeer waardevol. Zo gaf Lieke van Niekerk, eerstejaars student bij Hogeschool Inholland aan: “In de app kon ik precies zien waar ik aan toe was. Bij een rood bolletje wist ik dat ik actie moest ondernemen, bij oranje had ik het al gedaan en werd het nog gecontroleerd, en bij groen was het voltooid. Het was heel fijn om op die manier te weten waar ik aan toe was.”

Feedback van studenten

Misschien wel de meest waardevolle learning van Inholland is om studenten te betrekken. Vanzelfsprekend geven de cijfers ook een indicatie van hoe goed het onboarding proces is, door te kijken naar bijvoorbeeld no-shows en het aantal vragen dat is binnengekomen. Om uiteindelijk dingen echt te kunnen verbeteren is er eerst feedback nodig van studenten. Alleen op die manier weet je echt waar je aan toe bent en hoe je kunt verbeteren.

Het resultaat?

Sjoerd van Santen, Coördinator Pabo bij Hogeschool Inholland, ziet duidelijk resultaten door de zogeheten ‘Boeien & Binden’-aanpak die ze hebben omarmd. Het no-show percentage is inmiddels teruggebracht met maar liefst 20%: “Voorheen zagen we een no-show percentage van ongeveer 50%. De helft van de studenten die in september ingeschreven stond kwam niet opdagen. Inmiddels gaan we richting de 60% van de aangemelde studenten die ook daadwerkelijk op komen dagen.”